掐指一算,自05年懵懂入行,已10年有余。由于經常看到體系同行的困惑,恰逢閑暇,將這十余年體系成長之路進行梳理,以供新入行或正行進在學習之路的同學參考,以期起到拋磚引玉之功效,即撰文目的。
1、體系學習需要日積月累
首先要明白體系學習不是一蹴而就,而是點點滴滴的日積月累,沒有速成,沒有系統學習,全憑平時實踐中引發思考,周而復始。如建高樓大廈,離不開一磚一瓦的堆砌。
并不建議新同學入行就生啃標準,標準枯燥、難以理解,它只籠統的建立了規則,但具體如何實施,每個企業都有不同的方法。
這個方法就是體系文件。它包括了:手冊、程序文件、指導書,以及落實前三者的載體:表單,就是我們通常說的一、二、三、四階文件。初學者應從理解本公司體系文件開始,同時到各個崗位查看實際操作以加深理解。
體系文件要反復學習,你會發現每次都能get到新的知識點。這時已經具備了認知的基礎,可以與標準結合加深理解。見過太多毫無基礎的新人參加標準培訓,雖然課程精彩,知識點全面,但收到最多的反饋仍然是:聽不懂。
從完全不懂到能聽懂專業課程,對于新人,至少需要一年時間過渡。
2、體系進步需要良好的環境
體系學習效果主要取決于以下幾點:
1、良好的體系運行環境和氛圍,適宜且完善的體系文件;
2、專業人員的指導,通常是你的領導,或者資深同事;
3、個人素質要求,勤奮是必須,能主動、堅持學習,如果恰好理解力不錯,那就太好了。
以上條件缺一不可,經觀察,但凡學習效果不佳者,糾究原因,都不外乎受這三點掣肘。大部分小公司往往不重視體系、體系不健全且缺乏專業人員,所以并不是理想的首選之地。
另外,這么多年來我一直保持著一項習慣,隨時記錄疑問,在遇到專業人員時,一并請教。如果身邊有專家,隨時請教。就這樣一點點融會貫通,形成自己的知識體系。
一旦入門,學習就變得容易多了,可以利用各種契機進行思考,反復斟酌。平時注意收集大型企業或管理規范企業的體系文件作為知識庫,所以要和質量部同事搞好關系,如果他們跳槽到好的企業,就多了一條新的學習途徑。
有了知識儲備,可以針對同一過程文件進行比對,共同點在哪里,差異在哪里,存在差異的原因往往是管理方法的不同,它們的優缺點各是什么?如果由你設計,是不是有更好的方案?
從具備基礎到熟悉的過程,大約需要至少三年時間。
3、體系登峰造極需要親自操一次刀
作為體系人員,接到編制體系文件任務不可避免,可能是程序文件,也可能是三級指導書;可能是部分內容修訂,也可能是全新起草。修訂文件相對簡單,只要把修訂意圖,來龍去脈了解清楚,對現有文件稍作修訂即可。
重點關注文件起草,首先親到所有涉及崗位了解現狀,收集建議,這是寶貴的第一手資料,很有用。此時,之前的知識儲備有用武之地了。文件編寫有大致的套路,先把提綱列好,再慢慢完善細節。通過相互借鑒、比對,并根據公司實際狀況進行整合。文件要求條理清楚,言簡意賅,內容滿足各方需求。草稿OK后召集相關部門對內容進行評論,并根據大家的建議和意見進行完善。
這里有個容易忽略的:表單。在做文件提綱的同時,表單也應有大致框架。文件編寫同時,表單設計也要同步。經??吹轿募S滿、全面,沒有表單,或者表單設計與文件不符。表單是流程執行的記錄,表單內容缺失可能會導致文件執行不到位或遺漏。
從首次嘗試文件編寫,到編寫任何文件(接到編寫非本質量領域文件也很正常,如模具管理,APQP流程,文件、表單一應承辦),都能做到信手拈來,至少需要兩年時間不斷練習。
我非常幸運的遇到了公司改革,體系重建才有這難得的練習提升機會。