當(dāng)質(zhì)量管理體系實(shí)施初次審核時(shí)，第一階段和第二階段審核之間究竟需要間隔多長(zhǎng)時(shí)間是一個(gè)技術(shù)性問(wèn)題，也是一個(gè)敏感話題。國(guó)內(nèi)各認(rèn)證機(jī)構(gòu)有不同的做法，筆者與一些認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行了交流，了解到大多數(shù)認(rèn)證項(xiàng)目會(huì)間隔適宜的時(shí)間，也有個(gè)別認(rèn)證項(xiàng)目實(shí)施了背靠背的連續(xù)審核。那么，該如何認(rèn)識(shí)這個(gè)問(wèn)題，筆者結(jié)合認(rèn)證管理實(shí)踐談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
時(shí)間間隔的提出
2014年3月11日國(guó)家認(rèn)監(jiān)委發(fā)布了《質(zhì)量管理體系認(rèn)證規(guī)則》，該認(rèn)證規(guī)則第4.3.3.5條款規(guī)定：第一階段審核和第二階段審核應(yīng)安排適宜的間隔時(shí)間，使申請(qǐng)組織有充分的時(shí)間解決第一階段中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。
CNAS-CC01《管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求》等同采用了ISO/IEC 17021：2011《合格評(píng)定管理體系審核認(rèn)證機(jī)構(gòu)的要求》，該認(rèn)可準(zhǔn)則第9.2.3.1.3條款規(guī)定：認(rèn)證機(jī)構(gòu)在確定第一階段審核和第二階段審核的間隔時(shí)間時(shí)，應(yīng)考慮客戶解決第一階段審核中識(shí)別的任何需關(guān)注問(wèn)題所需的時(shí)間。認(rèn)證機(jī)構(gòu)也可能需要調(diào)整第二階段審核的安排。
時(shí)間間隔的理解
適宜的時(shí)間間隔是一個(gè)模糊的概念，那么沒(méi)有明確時(shí)間間隔的原因是什么呢？因?yàn)闀r(shí)間間隔的確定是基于第一階段審核的結(jié)果、客戶的能力和解決問(wèn)題所需資源的可獲得性。
時(shí)間間隔的確定
從確保認(rèn)證活動(dòng)的有效性來(lái)講，是期望認(rèn)證機(jī)構(gòu)在第一階段審核和第二階段審核之間具有一些時(shí)間間隔，但如果是認(rèn)證機(jī)構(gòu)和客戶之間達(dá)成協(xié)議的前提下，也可以實(shí)施背靠背的連續(xù)審核。
第一階段和第二階段之間具有時(shí)間間隔
從認(rèn)證技術(shù)角度講，時(shí)間間隔的長(zhǎng)短要考慮客戶系統(tǒng)解決第一階段審核中的不符合項(xiàng)、觀察項(xiàng)所需的時(shí)間要求。不同客戶解決問(wèn)題的能力和資源保證是存在差異性的，因此所需時(shí)間就會(huì)有所不同。在確定時(shí)間間隔時(shí)，要考慮第一階段審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的嚴(yán)重程度和客戶能力、資源的關(guān)系，在確定具體的時(shí)間間隔時(shí)要有正當(dāng)?shù)睦碛伞?/span>
國(guó)家認(rèn)監(jiān)委要求質(zhì)量管理體系審核安排需提前3個(gè)工作日上報(bào)到“自愿性認(rèn)證活動(dòng)執(zhí)法監(jiān)管信息系統(tǒng)”中，因此第一階段和第二階段之間的時(shí)間間隔通常以保持在3個(gè)工作日以上為宜。當(dāng)時(shí)間間隔少于3個(gè)工作日時(shí)，需要對(duì)第一階段審核、第二階段審核實(shí)施一體化策劃，并對(duì)第一階段審核存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提示。
第一階段和第二階段背靠背的連續(xù)審核
采取背靠背的連續(xù)審核需要慎重選擇。從理論上講，只有客戶的管理體系處于很高的管理績(jī)效水平時(shí)，第一階段審核的結(jié)果才能達(dá)到預(yù)期，才可能沒(méi)有影響進(jìn)入第二階段審核的重大問(wèn)題，在這種前提下才能實(shí)施背靠背的連續(xù)審核。
在策劃背靠背的連續(xù)審核時(shí)，必須及時(shí)、清晰地與客戶溝通，告知其由于背靠背的連續(xù)審核可能增加的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)就是在第一階段審核中發(fā)現(xiàn)了影響進(jìn)入第二階段審核的問(wèn)題，致使第二階段審核無(wú)法按照策劃的時(shí)間進(jìn)行，而客戶也接受了這種風(fēng)險(xiǎn)。值得注意的是，風(fēng)險(xiǎn)告知和客戶接受風(fēng)險(xiǎn)的證據(jù)是要保留的。
總之，《質(zhì)量管理體系認(rèn)證規(guī)則》和《管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求》倡導(dǎo)在第一階段和第二階段審核之間要有一定的時(shí)間間隔，但也沒(méi)有明確禁止背靠背的連續(xù)審核。認(rèn)證機(jī)構(gòu)不宜從市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、成本戰(zhàn)略的角度來(lái)大量實(shí)施背靠背的連續(xù)審核，背靠背的連續(xù)審核宜建立在技術(shù)理由合理和認(rèn)證機(jī)構(gòu)與客戶之間風(fēng)險(xiǎn)告知的基礎(chǔ)上。
