QA來檢查原始記錄了，您的記錄完善了嗎？有缺項嗎？

 

在藥品研發這一行，無論任何形式的核查，原始記錄都是重點檢查項。因為原始記錄是每個實驗數據溯源的根本。

 

核查時單純因為原始記錄不規范造成的問題，也是讓人有苦說不出。

啥，原始記錄？

藥品研究試驗記錄是指在藥品研究過程中，應用實驗、觀察、調查或者資料分析等方法，根據實際情況直接記錄或者統計形成的各種數據、文字、圖表、聲像等原始資料。

 

從定義不難看出，原始記錄不止手寫手寫記錄，隨著科技的發展我們記錄中，照片、圖像、錄像儀器設備自動記錄的部分會占越來越大的比重。但是無論如何手寫記錄不可缺少。

 

小編個人的理解，手寫記錄就是把我的實驗思路原原本本地記錄到紙面上，總體概括為“寫我所做，做我所寫”。在所有記錄中，手寫記錄才是靈魂，其他的只是原始記錄的不同表達形式。

 

所以今天手寫記錄是我們的重點。               

原始記錄的書寫原則

（1）真實性

（2）及時性

（3）準確性

（4）完整性

（5）可追溯性

說起來容易做起來難，所以接下來這幾條原則會貫穿本文的始終，請大家仔細體會。

原始記錄書寫要素

實驗記錄的10項基本要素是

（1）實驗名稱

（2）實驗目的

（3）實驗設計或方案

（4）實驗時間

（5）實驗材料

（6）實驗方法

（7）實驗過程

（8）觀察指標

（9）實驗結果和結果分析等內容。

實驗名稱

 

這個很好理解，每個實驗都有自己的名字。

一般書寫格式為“項目名稱+實驗名稱”

可以使用代號代替整個項目，但在具體某一項實驗中應該盡可能詳細、準確地記錄名稱，不能過于籠統，以便審查與核對。如：XXX片標準介質中的溶出曲線測定。

實驗目的

 

就是寫明白自己做這個試驗是為了什么。

很多同學記錄寫到這里就卡住了，小編見過太多號稱做研發的“實驗機器”。

都是按照流程和經驗一個實驗一個實驗往下做，根本沒思考過做這個試驗到底是為了什么。

所以很多同學的記錄，壓根不寫這一塊，或者寫得特別簡單，一筆帶過，只是為了老師說記錄里要寫這塊而寫。

 

試驗目的應該怎么寫？

（1）首先，理解這個試驗存在的目的，不明白就問前輩，不好意思問就翻書。

（2）其次，結合自己項目當前的情況，結合試驗本身的目的，寫明自己做的這個實驗想達到的目的。

（3）如果實驗為復測，要分析明白復測的原因，比如上次做失敗了、上次出現了問題需要進一步研究，等等。

（4）注意專業術語的使用。

實驗方案和設計

 

實驗方案對于一個實驗的成敗非常關鍵。好的方案可以降低實驗失敗的概率。壞的方案只要一開始執行就注定你今天的活是白干的。

 

所以，身為研發的我們，必須發動我們科學家的大腦，設計一個詳細、全面并且具有一定預案性的實驗方案，而不是急于動手。

 

比較全面的方案一般包括如下內容：

（1）前期實驗的總結

（2）問題分析

（3）初步擬定的方法

（4）擬解決的問題

實驗方案應該經過審核、批準后才能開始。

 

實驗方案一旦擬定，可能很多天我們都是用同一個方案來進行實驗，比如測定溶出、含量和有關物質。所以對于手寫記錄的書寫，我們也沒必要每天重新抄一遍實驗方案，搞得自己像個抄作業的，一點都不像科學家。

 

這時候的方案應該是，將實驗方案作為實驗記錄本的附件保存，參考文獻等資料以電子版形式保存。手寫的原始記錄本上，只需填寫方案上面的編號，生效日期和方案名稱即可。

 

而沒有實驗方案的，以下幾種情況也不用全部抄一遍：

1.如有明確來源，只需寫明所用實驗方法來源、參照文獻、資料來源。

2.實驗方法若為自擬標準，則需寫明自擬質量標準編碼，若無編碼，需要寫明質量標準名稱和制定日期或是版本號。

3.若是引用藥典標準中的檢測方法，需要寫明引用的具體是什么內容，如“本次檢測采用EP7.0阿托伐他汀鈣質量標準中有關物質檢測方法”。

實驗時間

 

試驗記錄本上除了寫明年月日外，對于時間要求嚴格的實驗需要記錄詳細的時間。

 

遇到下列試驗，記得設計個時間統計表：

（1）干燥失重、熾灼殘渣需記錄冷卻時間。

（2）降解實驗中樣品破壞的具體時間。

（3）沉積體積比的靜置時間等。

……

 

小編只寫了代表性的，其余請大家根據項目自行補充，根據項目不同，時間需要記錄的精度也不同，有的需要精確到分鐘，這時就需要實驗人員特別注意。

實驗環境

 

所有實驗均應記錄實驗場地溫濕度，一般實驗記錄大概即可。

 

對于下列溫濕度敏感的試驗，必須記錄實驗實時進行時的溫濕度：

（1）比旋度

（2）脆碎度

（3）避光操作

（4）非水滴定

（5）水分測定

（6）稱量時可能的波動

（7）紅外測定時的環境等

若同一實驗在不同的場地進行，可以書寫主要實驗場地的溫濕度。

小編只寫了代表性的，其余請大家根據項目自行補充。

實驗材料

 

原則：所有試驗中用到的材料應盡可能記錄詳細的信息。 

 

樣品應寫明：

（1）樣品來源

（2）樣品批號

      

對照品應寫明：

（1）來源

（2）批號

（3）含量

（4）流水號

（5）有效期

（6）貯藏條件（如冷藏、冷凍、室溫）

（7）若有其他要求需要或特殊對照品應寫明使用注意事項

 

說到對照品，特別提一句：對照品標簽、報告書、使用說明書、照片等文件（原件/復印件）須妥善保管，并且保留所有空瓶。

 

參比制劑應寫明：

（1）名稱

（2）規格

（3）來源

（4）有效期等

 

原料應寫明：

（1）名稱

（2）型號（如有）

（3）批號

（4）級別（如有）、

（5）廠家

（6）含量

（7）水分/干燥失重（如有）等

 

輔料、包材應寫明：

（1）名稱

（2）規格

（3）批號

（4）來源

 

試驗所用儀器應寫明：

（1）編號

（2）型號

（3）主要參數

（4）是否經過校驗或校驗日期（天平、溶出儀、液相、紫外、氣相等）

 

色譜柱應寫明：

（1）品牌

（2）型號

（3）貨號

（4）編號

（5）規格等

      

試劑應寫明：

（1）名稱

（2）級別

（3）批號

（4）來源等

 

濾膜應寫明：

（1）名稱

（2）孔徑

（3）直徑

（4）來源等

實驗方法

 

原則：凡實驗中各種實驗條件，均應進行詳細描述。

試驗中所用方法要注明來源，如USP、EP、ChP等。

如果用到USP等國外標準，可以做進一步檢索，匹配查到的色譜柱信息、試劑信息、參考圖譜，便于開展實驗和后期審核。

方法中首次用到時應附相關的專利、期刊文獻（題目、來源、出版信息等），英文文獻應做翻譯。

 

常用試驗方法	需包含信息
液相色譜	（1）儀器信息 （2）色譜柱信息（型號、固定相、內徑、柱長、粒徑、編號） （3）柱溫 （4）流速 （5）檢測器、檢測波長等 （6）洗脫時間或程序 （7）流動相組成 （8）進樣量
氣相色譜	（1）儀器信息 （2）進樣方式（直接進樣或頂空進樣） （3）檢測器 （4）載氣 （5）載氣流速 （6）色譜柱信息（型號、固定相、內徑、柱長、膜厚、編號） （7）分流比 （8）進樣口 （9）檢測器溫度 （10）升溫程序 （11）運行時間 （12）進樣量
溶出	（1）溶出裝置的來源 （2）轉速 （3）溫度 （4）介質體積 （5）取樣體積 （6）取樣點 （7）運行時間等
其他實驗方法	（1）紫外檢測的波長或波段 （2）不溶性微粒檢測的通道 （3）原子吸收光譜波長選擇等

實驗過程

 

對分析實驗來講，實驗過程非常重要，實驗人員應熟悉實驗步驟，保證實驗的順利完成。

過程中的每一個數據、現象都是非常重要的，要善于觀察、分析，缺失任何一個數據都可能導致實驗鏈條的斷裂。

一些我們認為很詭異的、莫名其妙的問題，往往可從詳細的或錯誤的記錄中發現根源、找到原因。

流動相、溶劑配制：

應按照實際配置過程進行書寫，記錄要點包括：

（1）化學試劑稱量數據

（2）加入的純化水/有機溶劑等的體積

（3）調節的具體pH值和調節劑

（4）溶解方式

（5）脫氣方式及時間

（6）有效期等

若為引用，必須寫明實驗記錄本編號和頁碼。

重新配置的流動相，必須重新書寫配制過程。

      

樣品配制：

應根據實際配置過程進行書寫，記錄要點包括：

（1）樣品處理方式（研細或去除包衣層）

（2）稱樣量

（3）移取體積（液體樣品）

（4）配制過程

（5）稀釋劑

（6）超聲時間

（7）濾過用濾膜的材質和孔徑

（8）離心的轉速與時間和溫度等

 

若配制過程與本實驗內容前面的記錄中完全一致，需寫明實際稱樣量，配制過程可簡寫“同XX頁XXX項下XXX批號樣品溶液配制”。多批次樣品配制過程相同時，第一份配制樣品需寫詳細配置過程，其他可只寫稱樣量，配制過程寫“同第一份樣品”，如影響因素考察項下各條件下樣品的配制。

 

TLC實驗：

記錄要點包括：

（1）展開劑信息

（2）薄層板信息

（3）展開劑飽和時間

（4）展時

（5）展距

（6）展穩

（7）點樣量等

      

液相、氣相、紫外等：

均需打印進樣序列，完整體現本次實驗的所有進樣內容，并粘貼在記錄本上。

 

其他：

（1）使用放置時間過長的溶液，需注明儲存條件、有效期、溶液配置日期及配制操作所在記錄本編碼和頁碼，并需有證明性材料證實其穩定性。

（2）雖然實驗記錄的書寫與質量標準的書寫格式有不同之處，但仍需注意準確運用專業術語。

如：

取樣過程中，正確表述為“取本品”，而不是“用本品”；

稀釋劑的書寫，正確表述為“乙腈-水（1:1）”，而不是50%乙腈水溶液；

溶解過程中，正確表述為“加XX溶解”，而不是“用XX溶解”；

定容的正確表述應為“稀釋至刻度”，

溶液名稱，正確表述為“供試品溶液”，而不是“樣品溶液”等。

實驗結果

試驗結果就是根據采集的數據和圖譜，要對實驗結果進行統計分析，并將實驗結果與實驗目的和要求進行對比。

 

如“XX片中雜質A精密度試驗中，連續6針峰面積的RSD小于等于2.0%，精密度符合要求”。

試驗結果注意事項如下：       

       

 

公式的運用：

在采用計算公式進行計算時，應保證公式的正確性并標明公式中每個符號代表的意義。

如累積溶出量計算公式，校正因子計算公式等，并需至少代入一組數據手動計算，以核對計算模板的準確性。

 

              

表格的運用：

結果用表格進行表示的，需有表頭說明是何種結果，如“XX片在標準介質中的溶出曲線結果”。

表中的數據需說明代表何種意義，表示濃度的，需表明計量單位。

結果統計表可手寫在記錄本上，也可將結果打印粘貼在記錄本上，打印粘貼的結果統計表盡量不要超過一頁紙大小，粘貼后騎縫簽名、寫日期。

 

儀器自帶打印記錄：

某些測定結果，如滴定、水分、天平稱量等可以使用儀器自帶的打印功能直接打印出來。

自動打印的記錄貼在記錄本上，騎縫簽名和日期。如果使用的是熱敏紙打印的信息，需要復印并和原圖一起粘貼在實驗記錄本上，并騎縫簽名、寫日期。

          

實驗圖譜信息

實驗圖譜信息應準確完整，并與實際內容相符。HPLC、GC等圖譜中應包括樣品名稱、批號、進樣時間、圖譜處理時間、序列號、進樣次數、色譜儀器編碼、進樣體積、峰保留時間、峰面積、存儲路徑、實驗者姓名等信息，若信息不完整需手寫補充，并簽名、寫日期。

 

 

TLC信息記錄

對于TLC圖，并注明樣品信息、展開劑、顯色條件，計算Rf值，同時需拍照保留電子版，電子版照片按照“實驗日期-實驗記錄本編號-頁碼”命名，方便調看。

 

其他

（1）原始記錄應保持規范、整齊、美觀。如后續實驗引用到了之前的原始數據，如果不在相同的記錄本上，應該注明之前數據的出處。比如記錄本編號：XXXX，頁碼XX。

（2）異常數據不得刪除，需進行異常原因分析，涉及復測的應該復測。

（3）大部分實驗員會一天進行多項試驗，一般都會是液相或是氣相與理化鑒別同時進行，那么在記錄本上要注意實驗內容的前后銜接問題。

 

例如在一本原料測定實驗記錄本中第9頁書寫的是“2019年6月1日原料有關物質測定”的實驗記錄，第10頁書寫的是“2019年6月2日熾灼殘渣測定實驗”的實驗記錄，第11頁書寫的是“2019年6月1日原料有關物質測定試驗的結果與結論”的實驗記錄，那么應該在第9頁實驗記錄的最后寫明“下接第11頁”，并在第11頁實驗記錄的最開始寫明“上接第9頁”。

結果分析

 

每次實驗結果都應有確切的數據分析和文字總結。但是，存在一些實驗暫時無法給出明確的結論，甚至有可能是錯誤的結論，對于這種情況，分析工作中可以不用寫下明確的結論。

對于異常的數據，如個別峰面積異常偏大或偏小、峰位或基線漂移、重復性不好、溶出曲線均一性差等，要分析原因，進行異常調查，提出解決思路和方法，以便為下一步的實驗制定實施方案。

實驗人、復核人

 

實驗人應是所有參與試驗的人員，合作研究的人員也應該簽名，應注明每個人具體做了哪部分工作，便于日后核對。

 

例如，含量測定中，一人負責配流動相，一人負責配制樣品，還有液相測定、處理數據等，這些人應清楚記錄自己負責的部分。

 

復核人為項目負責人或項目負責人指派的其他復核人。復核人應及時對實驗記錄進行復核，復核合格后簽名。如有問題，要及時反饋給實驗者或復核人員進行修改，并簽名，寫日期。

 

參考文獻：《藥品研究實驗記錄暫行規定》