證書/報(bào)告既關(guān)系到客戶的切身利益,也關(guān)系到實(shí)驗(yàn)室的形象和聲譽(yù)。提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低證書/報(bào)告差錯(cuò)率是實(shí)驗(yàn)室為之努力的總體目標(biāo)，本文闡述利用信息化手段快速準(zhǔn)確實(shí)時(shí)計(jì)算證書/報(bào)告差錯(cuò)率，減少人為主觀意識(shí)干預(yù)，量化數(shù)據(jù)科學(xué)準(zhǔn)確、可信度高，輔助領(lǐng)導(dǎo)層決策全年證書/報(bào)告差錯(cuò)率控制數(shù)的調(diào)整，使實(shí)驗(yàn)室不斷改進(jìn)，自我完善。

一、證書/報(bào)告差錯(cuò)率

1.證書/報(bào)告差錯(cuò)率劃分

證書/報(bào)告差錯(cuò)率可分為證書/報(bào)告發(fā)布前及發(fā)布后，本文重點(diǎn)針對(duì)已發(fā)布證書/報(bào)告差錯(cuò)率的計(jì)算方法。通常質(zhì)量目標(biāo)制定的證書/報(bào)告差錯(cuò)率控制在5‰以下，是指已發(fā)布證書/報(bào)告差錯(cuò)率。實(shí)驗(yàn)室外/內(nèi)部開展證書/報(bào)告質(zhì)量抽查、量化評(píng)比其最終目的是保證產(chǎn)品質(zhì)量，降低證書/報(bào)告差錯(cuò)率。

2.證書/報(bào)告差錯(cuò)率的計(jì)算

二、證書/報(bào)告的修改和變更

CNAS-CL01:2018《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》

 (ISO/IEC17025:2017)之7.8.8、JJF1069-2017《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》之7.11.8、RB/T214-2017《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)  檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》之4.5.26和DB61/T1100-2017《陜西地方標(biāo)準(zhǔn)  法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)服務(wù)規(guī)范》之8.3，均對(duì)已發(fā)布的證書/報(bào)告的修改和變更做了要求，一致規(guī)定可用兩種方式進(jìn)行修改，一種是追加文件，另一種是重新出具一份完整的新的證書/報(bào)告。

1.采用追加文件

采用追加文件進(jìn)行更正適用的情況是原證書/報(bào)告的內(nèi)容是正確的，只是不夠完整，漏掉了一部分內(nèi)容。追加文件上應(yīng)聲明“對(duì)序號(hào)為……(或其他標(biāo)識(shí))的檢定證書(或檢定結(jié)果通知書，或校準(zhǔn)證書，或檢驗(yàn)報(bào)告)的補(bǔ)充文件”，或其他等效文字形式。追加文件也應(yīng)符合有關(guān)證書/報(bào)告的要求，原證書/報(bào)告不收回，不作廢。

2.重新出具一份完整的新的證書/報(bào)告

重新出具一份完整的新的證書/報(bào)告進(jìn)行更正適用的情況是原證書/報(bào)告存在不正確的內(nèi)容，需要重新出具一份完整的新的證書/報(bào)告代替原證書/報(bào)告。重新出具的證書/報(bào)告必須重新編號(hào)，并在新的證書/報(bào)告上聲明:“本證書/報(bào)告代替證書/報(bào)告編號(hào)××××的檢定證書(或檢定結(jié)果通知書、校準(zhǔn)證書、檢驗(yàn)報(bào)告)。”同時(shí)說(shuō)明“被修改的證書/報(bào)告編號(hào)××××的檢定證書(或檢定結(jié)果通知書、校準(zhǔn)證書、檢驗(yàn)報(bào)告)作廢”。被代替的作廢證書/報(bào)告原件收回。

3.證書/報(bào)告的修改和變更流程

根據(jù)技術(shù)文件條款和業(yè)務(wù)管理信息化的要求，證書/報(bào)告的修改和變更流程如圖1所示。

圖1  證書/報(bào)告的修改和變更流程

證書/報(bào)告的修改和變更流程主要取決于證書/報(bào)告的狀態(tài)，如證書/報(bào)告客戶已領(lǐng)取，則標(biāo)記“已出倉(cāng)，已發(fā)布”；如客戶未領(lǐng)取，在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部，則標(biāo)記“未出倉(cāng)，未發(fā)布”。未發(fā)布的證書/報(bào)告的修改和變更，由授權(quán)人依據(jù)準(zhǔn)予修改審批單解鎖該證書/報(bào)告后，檢定員方可在原證書/報(bào)告上直接修改內(nèi)容；已發(fā)布的證書/報(bào)告的修改和變更，信息化系統(tǒng)中的任何人包括高級(jí)管理員均無(wú)解鎖權(quán)，授權(quán)人只能下達(dá)修改證書/報(bào)告任務(wù)單，若是追加文件，則系統(tǒng)重新生成新證書/報(bào)告號(hào)；若重新出具一份完整的新的證書/報(bào)告，生成新證書/報(bào)告號(hào)的規(guī)則是在原證書/報(bào)告號(hào)××××上加特殊標(biāo)記“-AN”，即××××-A1為新證書/報(bào)告號(hào)，特指××××證書/報(bào)告已做第一次修改，“N”為證書/報(bào)告已修改的次數(shù)，系統(tǒng)將原證書/報(bào)告××××標(biāo)記為“作廢”處理。

三、多維度證書/報(bào)告差錯(cuò)率的計(jì)算分析

1.證書/報(bào)告編碼的設(shè)計(jì)示例:

通常證書/報(bào)告編號(hào)由專業(yè)所代碼、專業(yè)組代碼、年號(hào)、順序號(hào)及類別代號(hào)組成，后綴若加了“–AN”，特指該證書/報(bào)告已修改的次數(shù)。

2.證書/報(bào)告編碼的設(shè)計(jì)利于多維度證書/報(bào)告差錯(cuò)率的計(jì)算

根據(jù)上述式(1)可計(jì)算證書/報(bào)告差錯(cuò)率，其中

(1)已發(fā)布不合格報(bào)告返工處理的數(shù)量，除客戶提出返工的，還有客戶未提出而實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部發(fā)現(xiàn)問(wèn)題返工處理并召回的，即統(tǒng)計(jì)證書/報(bào)告編號(hào)中含“–A”的數(shù)量。

(2)已發(fā)布總報(bào)告數(shù)量，即統(tǒng)計(jì)證書/報(bào)告狀態(tài)“已出倉(cāng)，已發(fā)布”的數(shù)量。

(3)已作廢總報(bào)告數(shù)量，即統(tǒng)計(jì)證書/報(bào)告標(biāo)記“作廢”的數(shù)量。

系統(tǒng)還可擴(kuò)充自動(dòng)計(jì)算出某專業(yè)所、某專業(yè)組甚至可細(xì)化到某一檢定員全年或某一時(shí)間段內(nèi)某類證書/報(bào)告的差錯(cuò)率，并對(duì)差錯(cuò)率相同的專業(yè)所或?qū)I(yè)組進(jìn)一步進(jìn)行證書/報(bào)告差錯(cuò)率的分析。

3.證書/報(bào)告差錯(cuò)率的分析

(1)設(shè)定缺陷項(xiàng)類別分值

證書/報(bào)告差錯(cuò)根據(jù)對(duì)客戶造成影響嚴(yán)重程度可分為嚴(yán)重缺陷、較重缺陷、一般性缺陷，每類還可進(jìn)一步細(xì)化至小類。表1是缺陷項(xiàng)類別分值表給出設(shè)定值的示例，嚴(yán)重缺陷的權(quán)重值最大，可根據(jù)具體情況調(diào)整設(shè)定值。

表1  缺陷項(xiàng)類別分值表

(2)證書/報(bào)告缺陷項(xiàng)分值統(tǒng)計(jì)

系統(tǒng)在作廢每份有差錯(cuò)證書/報(bào)告時(shí)，需說(shuō)明原因，為簡(jiǎn)單快捷方便后續(xù)統(tǒng)計(jì)，只需輸入該證書/報(bào)告缺陷項(xiàng)類別編碼即可，系統(tǒng)即自動(dòng)按編碼查分值表獲取分值，累計(jì)出該證書/報(bào)告缺陷項(xiàng)最終分值。表2是證書/報(bào)告缺陷項(xiàng)分值情況的示例?？山y(tǒng)計(jì)專業(yè)所或?qū)I(yè)組某一時(shí)間段內(nèi)證書/報(bào)告缺陷項(xiàng)平均分值，以及統(tǒng)計(jì)某一類別缺陷項(xiàng)證書/報(bào)告分布情況，對(duì)證書/報(bào)告缺陷項(xiàng)平均分值高和比較密集地出現(xiàn)的某類別缺陷項(xiàng)，予以重點(diǎn)關(guān)注。

表2  證書/報(bào)告缺陷項(xiàng)分值情況

四、結(jié)束語(yǔ)

利用信息化手段快速準(zhǔn)確實(shí)時(shí)進(jìn)行多維度證書/報(bào)告差錯(cuò)率的計(jì)算，對(duì)某一時(shí)間段實(shí)驗(yàn)室證書/報(bào)告差錯(cuò)率大于總體目標(biāo)，或某一時(shí)間段專業(yè)所、組、個(gè)人證書/報(bào)告差錯(cuò)率大于實(shí)驗(yàn)室的平均值需進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。在原計(jì)劃基礎(chǔ)上增加證書/報(bào)告質(zhì)量抽查力度，從系統(tǒng)中調(diào)閱返工前后的證書/報(bào)告并進(jìn)行比對(duì)，用實(shí)例培訓(xùn)員工不再出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤，以保證全年證書/報(bào)告差錯(cuò)率在可控范圍內(nèi)，為順利通過(guò)年度管理評(píng)審打下基礎(chǔ)。