外來文件到底要不要蓋章，需要分情況來定：

情況1：如果外來文件是受控文件，則需要蓋受控章，比如實驗室用到的測試標準；

情況2：如果外來文件不受控，則不需要蓋受控章，比如共青團的發的某個紅頭文件。

正確理解文件的“受控”章與“非受控”章

絕大多數實驗室都采用給文件加蓋紅色“受控”或“非受控”印章的辦法，來作為對文件進行控制的手段之一，在質量管理體系認證和運行過程中，具體到哪份文件應該加蓋“受控”章，哪份文件應該加蓋“非受控”章。實驗室常常出現錯誤的判定。要準確的判定一份文件的“受控”還是“非受控”進而正確加蓋印章，需要從三個方面去理解。

所謂受控狀態，是指一份文件的生命全過程，每個過程都在組織的嚴密監控之下，母文件一旦修改，所有的子文件都進行修改。處在這種“完全控制”狀態下的文件，就是文件的受控狀態。反之，一份文件在存在期間的某一個階段或幾個階段，比如或發布、或使用、或修改、或廢止，組織無力或無法對其進行控制，處于這種“部分控制”狀態下的文件，即為文件的非受控狀態。

對于“受控”或“非受控”，現在有相當一部分實驗室按詞義把“受控”理解為“受到控制”，把“非受控”理解為“不受到控制”。應當說，這種理解沒有錯誤的，問題是把蓋“受控”章的文件看成是“受到控制的文件”，把蓋“非受控”章的文件視為“不受到控制的文件”。顯然，這種理解就是錯誤的了。其實，“受控”與“非受控”是對文件存在狀態所給予的定性，并不是對文件管理提出的一種要求。

普遍存在的一種誤解是：加蓋“受控”章，表明這份文件重要，所以，應當控制；加蓋“非受控”，表明這份文件次要，因而不需要控制。

應該承認，作為信息及其承載媒體，文件是存有受眾數量多寡之分和承載信息價值量高低之別的，但我們必須清楚的是，不管是加蓋“受控”章，還是“非受控”章，均與此無關。受控章所起的真正作用，只有一個，那就是識別文件。目的是區別過期的、失效的或者作廢的文件，以防止文件的非預期使用。

加蓋受控章是文件受控的一種表示方式，受控文件也可以不用蓋受控章的形式受控，比如可以用筆寫上“受控”兩個字，只要在程序中寫清楚，也是完全可以的。