“糾正措施”是為了消除不符合發生的“原因”，所以要先正確分析“原因”才能采取正確的措辭，才能有效避免問題再次發生。

很多實驗室在分析原因時往往是套用一些“話術”，比如“人員對XX文件條款不理解”、“人員對XX文件執行不到位”之類的，往往不能識別到真正的原因。

我們在分析不符合發生的原因時，可以采用問“為什么”的方式，由不符合工作的直接責任人、部門負責人、管理層人員共同討論“為什么”，比如某項工作為什么沒有做，或者為什么做錯了。

一項不符合發生的原因，有可能是多方面的，要注意全面識別。

實驗室在年底歸檔設備相關的記錄時，發現部分設備維護保養記錄不全，部分設備在部分月份沒有按計劃開展維護保養工作，因此提出了一項不符合。

接下來相關設備的使用人員、部門負責人、設備管理員、技術負責人共同討論問題發生的原因。

技術負責人首先詢問直接責任人（使用人員）：為什么那幾個月份沒有設備的維護保養記錄，是沒有開展所以沒有記錄，還是開展了未記錄？

責任人表示：自己不清楚到底該什么時候維護保養，是不是應該自己做，所以就憑感覺自覺做的維護保養、登記了記錄。

技術負責人詢問部門負責人和設備管理員：年初已經制定了各設備的維護保養計劃，為什么責任人（使用人員）不了解？

設備管理員表示：任務已經下發到技術部門、安排給了部門負責人，由技術部門自行完成維護保養工作。

部門負責人表示：這幾臺設備多人使用，只是在年初安排工作時說了有此項工作，沒固定人員做維護保養，工作安排的不到位。而且日常也沒有進行完成情況檢查，所以之前沒有發現該問題。

設備管理員又表示：維護保養計劃僅列明了責任部門，沒有明確具體的責任人。

大致的原因脈絡就清晰了，接下來總結問題發生的原因：

1.《設備維護保養工作計劃》僅明確了責任部門，未明確責任人，導致部門負責人未能有效安排工作；

2.設備使用人員未接到具體的維護保養任務，所以未能按規定的頻次完成維護保養工作；

3.缺少維護保養工作完成情況檢查，導致未能及時提醒設備使用人員完成維護保養工作。

對應的糾正措施

1.修訂《設備管理程序》，明確設備維護保養工作由主要使用人員負責，應在《設備維護保養工作計劃》明確具體的責任人。由設備管理部門負責人按《設備維護保養工作計劃》跟進維護保養工作完成情況，及時提醒責任人完成設備維護保養工作。

2.修定《設備維護保養工作計劃》表單，明確責任部門/責任人，制定下一年的計劃；

3.部門負責人跟進維護保養工作完成情況，及時提醒責任人完成設備維護保養工作。