| 摘要

 

外包過程質量控制既是外部提供的過程、產品和服務質量控制的重要內容，但又不能與之簡單等同，組織應按8.4＋X模式對外包過程實施控制，以確保外包方提供的過程、產品和服務符合要求，確保外包過程受控。

 

隨著社會競爭的日趨激烈，由于科學技術飛速發展和生產力快速提升，顧客要求不斷提高，各組織之間競爭加劇，加之政治、經濟、社會環境等變化迅速且難以預測風險增大，各組織逐漸意識到僅靠組織自身的資源已不能有效地參與社會競爭，必須充分利用外部供方資源，以減少組織運營風險、提高績效和獲得競爭優勢，在這種背景下，采用外包已成為各組織培育核心競爭力、增強競爭優勢、適應新時代之需的戰略選擇。特別是在當前軍民協同發展的戰略環境下，組織應基于外包方按照組織要求提供過程、產品和服務的能力，確定并實施外包方的評價、選擇、績效監視以及再評價的準則，對于這些活動和由評價引發的任何必要的措施，以確保外包方提供的過程、產品和服務符合要求和外包過程受控。

 

1、標準要求

 

質量管理體系標準對外包及外包過程相關要求有：

 

1.1  外包

 

GB/T 19000-2016將“外包（outsource）”定義為“安排外部組織承擔組織的部分職能或過程”；并注明“雖然外包的職能或過程是在組織的管理體系范圍內，但是外部組織是處在范圍之外”。

 

1.2  外包過程

 

GJB 2366A-2007將“外包過程（outsourced process）”定義為“通過被委托方來完成的形成產品的全部或部分的過程。通常是由委托方（甲方）提出研制任務書或直接提供設計文件，由被委托方（乙方）承擔設計或制造、試驗、測試、運輸等的過程”。

 

注：外協是許多組織對硬件產品外包加工的一種習慣稱呼，外協是外包的一種形式。

 

1.3  運行的策劃和控制

 

GB/T 19001-2016中8.1條規定“組織應確保外包過程受控（見8.4）”。

 

GJB 9001C-2017中8.1條增加裝備特殊要求“組織應對外包過程進行評審，批準后實施，并監督外包過程的執行。對顧客關注的外包過程，應由組織和顧客共同批準”。

 

AS 9100D中8.1條增加“組織應建立、實施和保持一個過程，用于策劃和控制臨時性或永久性工作轉移，以確保工作持續符合要求。該過程應確保工作轉移的影響和風險得到管理”；并注明“關于從組織到外部供方，或從一個外部供方到另一個外部供方的工作轉移的控制，見8.4。關于從組織內部的一處設施到另一處設施，或從外部供方到組織的工作轉移的控制，見8.5”。

 

1.4  外部提供的過程、產品和服務的控制

 

GB/T 19001-2016（GJB 9001C-2017、AS 9100D等，以下直接引用其條款）中8.4條規定“組織應確保外部提供的過程、產品和服務符合要求”“組織應基于外部供方按照要求提供過程、產品和服務的能力，確定并實施外部供方的評價、選擇、績效監視以及再評價的準則。對于這些活動和由評價引發的任何必要的措施，組織應保留成文信息” “組織應確保外部提供的過程、產品和服務不會對組織穩定地向顧客交付合格產品和服務的能力產生不利影響” “組織應確保在與外部供方溝通之前所確定的要求是充分和適宜的”。

 

2、外包過程識別

 

外包過程是經組織識別的質量管理體系需要的，將其委托給外包方來完成的過程，可包括產品和服務實現中的過程和其他管理過程，它是組織的質量管理體系不可缺少的組成部分，產品和服務實現過程中涉及的任何外包過程均應識別，且不能聲明“不適用”，因為外包過程只是產品和服務實現的形式發生變化，其最終產品和服務質量與法律責任并未轉移，故組織應對外包過程的實現程度承擔最終責任。

 

2.1  外包過程范圍

 

外包過程通常是組織業務過程的重要組成部分，與組織外部提供的過程、產品和服務的控制（8.4）緊密相關，并由組織識別、選擇、確定。外包過程范圍廣泛、形式多樣，可包含設計或制造、試驗、測試、運輸等，但只有滿足下列所有條件的過程方可納入外包過程范圍：

 

a）在質量管理體系的范圍內；

 

b）對于組織的運行是必須的；

 

c）對于質量管理體系實現其預期結果是必須的；

 

d）組織保有符合要求的責任；

 

e）組織與外包方存在一定關系，此時，相關方會認為該過程是由組織實施的。

 

2.2  外包過程特點

 

組織在識別外包過程中宜結合外包過程特點，包括但不限于：

 

a）與質量管理體系相適應。組織根據其質量管理體系范圍與產品和服務實現過程的需要來確定外包過程。外包通常有兩種情況：一種是由于組織自身資源配置不足，不具有實施該過程的能力；另一種是組織具有實施該過程的能力，但由于其他原因，如技術、進度、經費和質量等，將該過程委托外包方為其完成。無論是何種情況外包，組織應在質量管理體系中識別外包過程并明確規定控制要求。過程能否外包，組織應對該過程進行評審，批準后實施，并監督外包過程的執行；

 

b）對外包過程負責。外包過程是組織質量管理體系有效運行的組成部分，無論委托給任何外包方來完成，組織都要對這一過程的控制負責，都要對外包過程的產品和服務負責，都要對最終交付的產品和服務負責，都不免除組織滿足顧客和法律法規要求所承擔的責任；同時，質量管理體系也不準對外包過程進行聲明不適用；

 

c）控制風險增大。外包過程要借助于外包方資源，由外包方負責該過程具體實施，因此增大了組織對該過程的控制難度。組織應考慮外包過程對產品和服務的潛在影響程度及所涉及的風險、外包方的能力，來采取相應有效的控制措施；

 

d）服務屬性。外包總是具有服務的基本特征，因為這至少要在供方與組織之間的接觸面上實施一項活動。

 

2.3  影響因素考慮

 

組織在識別外包過程中應考慮現有內部資源的能力和局限，在充分利用其內部資源及其費效比等因素的基礎上，考慮影響因素包括但不限于：

 

a）對組織提供合格產品和服務能力的潛在影響。如外包過程對組織的質量管理體系實現預期結果的能力有重大影響，外包過程的風險就比較大，可對這樣的外包過程實施更加嚴格的控制；外包過程越重要，組織對外包過程的控制就宜越嚴格；

 

b）組織和外包方各自的控制分工。識別是工序外包還是全流程外包；是粗加工工序外包還是精加工工序外包；是否涉及需確認過程、關鍵過程、顧客或行政檢查（如適航檢查）等；涉及的原材料是組織提供還由外包方自行采購；外包產品和服務對最終產品和服務的影響程度等。根據組織和外包方各自在外包過程控制的分擔職責，宜采取不同的控制方式和手段；

 

c）對外包過程的控制能力。組織對外包過程的控制類型和程度還要結合組織自身質量控制能力，采用 8.4＋X 模式實施控制，其中“8.4”代表“外部提供的過程、產品和服務的控制”， “X”代表對應的過程及其相應條款，即各組織應遵循無論牽涉到質量管理體系中哪個過程的外包，針對該過程的標準條款要求應該都是對外包過程的質量控制要求；

 

d）與其他過程產生相互影響。外包過程無論在組織自身內部或在外包方實施，組織需對這些過程的接口和相互作用進行控制。如明確組織與外包方之間的文件傳遞、變更溝通、技術狀態管理、外包方采購、不合格輸出的控制準則等要求。

 

3、外包過程的控制

 

A.8條規定“外包總是具有服務的基本特征，因為這至少要在供方與組織之間的接觸面上實施一項活動”。由于過程、產品和服務的性質，外部提供所需的控制可能存在不同差異。對外包方以及外包方提供的過程、產品和服務，組織可用基于風險的思維來確定適當的控制類型和控制程度。

 

3.1  外包過程識別評審

 

識別過程能否外包，首先要進行評審，只有通過評審并經批準后方能實施外包，并不是所有的過程都可以外包，只有經評審并批準后的過程才能外包。評審要求包括但不限于：

 

a）組織根據自身能力和資源配置、法律法規及相關行業要求，確定過程是否需要外包； 

 

b）組織評審外包過程在技術、質量、生產能力、交付進度、保密、安全等方面是否存在風險，提出規避風險和外包過程中需注意的事項要求；

 

c）組織對評審履行相應審批，對顧客關注的外包過程，應由組織和顧客共同批準后，方可實施，并保持/保留相關成文信息。

 

3.2  外包過程監控

 

外包過程是由外包方具體實施的過程，組織對外包過程的控制手段是對“外包過程的實施過程”進行有效地監控，外包合同是實施外包過程管理、監督工作的依據，外包過程按8.4＋X的原則進行控制。包括但不限于：

 

a）按 8.4 要求進行控制。首先，組織根據外包過程對后續產品和服務及最終產品和服務的影響，對外包過程進行分類，并按分類情況，實施相應的控制；其次，組織根據評價的結果，并按準則的規定，對外包方進行質量管理體系、資質、產品和服務形成過程的質量保證能力、持續供貨能力、服務項目調查或考查等，在此基礎上進行評審，形成合格外包方名錄；且隨外包過程的實施，對外包方進行定期或不定期評價，實施動態管理； 

 

b）按＋X 要求進行控制。即在 8.4 基礎上，組織通過外包合同，明確外包產品和服務要求、雙方技術和組織接口要求、過程控制和監督要求、雙方承擔責任義務，需要時對可能風險及其應對措施、外包方資質、人員能力、生產和檢測設備、過程控制等進行明確，如對外包過程存在的技術、進度、經費等風險，組織按其 8.1 要求實施風險控制；

 

c）控制準則。組織應結合產品和服務的具體特點，制定并實施外包產品和服務的控制準則，以確保外包產品和服務符合規定要求。如在外包方場所進行驗證，則需要在外包合同中明確規定驗證方式及產品和服務接收準則。外包過程產生的不合格品，應規定不合格品控制、處置的有關職責和權限，明確不合格品隔離、標識、記錄、審理和處置的要求，以防止非預期的使用或交付；

 

d）采購控制。外包過程所涉及的標準件、元器件、原材料、軟件等控制，如由外包方負責采購，應按照 8.4 條要求進行控制； 

 

e）二次分包。外包過程原則上不得由外包方再次分包，特殊情況應由外包方與組織協商，確定控制和監督事項，并在組織對外包方控制策劃以及組織與外包方的合同中明確； 

 

f）監控評價。組織應對“外包過程的實施過程”進行有效地監視、測量、分析和評價，檢查外包過程是否按規定進行，監控要求可在合同中做出規定。根據外包方資質、能力、外包過程及產品和服務的特點，組織應識別相關過程、產 品和服務外包過程中的監控要求，確定監控項目、內容、方法、頻次等。組織還應按外包方的資質、能力，外包產品和服務、外包過程的不同，制定不同的監控要求，并保持/保留相關成文信息。同時，將外包過程作為必要輸入輸出內容納入內部審核和管理評審；此外，對顧客關注的外包過程，應與顧客溝通并征得顧客同意，邀請顧客參與相關過程，并接受顧客監控。

 

4、特別關注

 

4.1 不要混淆外包與采購 

 

外包與采購有許多相似之處，但不能簡單等同，兩者共同點是：組織應按照 8.4 條實施控制，組織應基于外部供方按照要求提供過程、產品和服務的能力，確定并實施外部供方的評價、選擇、績效監視以及再評價的準則。對于這些活動和由評價引發的任何必要的措施，組織應保持/保留成文信息。通過外部供方選擇、對外部供方滿足要求的能力進行評價，形成合格供方名錄，作為外部供方提供過程、產品和服務的依據；外部供方必須在合格供方名錄內，否則要進行專題評估；都是從外部供方獲得組織所需過程、產品和服務的行為；都要求外部供方提供符合要求的過程、產品和服務；都要進行復驗；根據合同確定是否需要現場驗證；都在組織質量管理體系范圍之內，都影響組織滿足顧客和適用法律法規要求的能力，組織應承擔由此而導致任何產品和服務的責任。不同點見表 1 所示：

 

表1. 外包與采購差異對比表

 

 

 

4.2 不要忽視母公司（集團公司）內子公司間外包過程監控 

 

部分組織與母公司內部其他子公司，或集團組織內其他分部（不在本組織質量管理體系覆蓋范圍內，如單獨建立質量管理體系的運輸部門），可能由于歷史或傳統分工原因，存在協作或分工關系，伴隨著組織機構改制、重組等，原有各分廠、部門已各自轉變為獨立組織并分別建立質量管理體系，但原有過程協作或分工關系依然延續存在，組織往往忽視了對這部分外包過程的識別，仍試圖按組織內部質量體系進行控制，但實際對這部分過程未能實施相應的管理與控制，致使這些過程存在真空或失控。因此，只要該過程實施的組織不在本組織質量管理體系的確定范圍內，則該過程就應識別為外包過程，不管該組織是否在母公司（集團公司）內，也不管是否發生費用結算。

 

4.3 明確評審與評價的關系及評價重點 

 

評審是確定該過程是否需要外包、是否可以外包，對外包過程進行評審是外包過程確定、實施前的活動。評審是外包的必要性、可靠性的活動，并不是所有過程都可以外包，只有經過評審、批準的過程才能外包；而評價是組織對外包過程實施有效性滿足要求程度的監視和測量，是外包過程控制的主要方法之一，評價的結果是選擇外包方的依據，是外包過程實施過程中和實施后的活動。評價應在日常對外包過程監控的基礎上進行，評價可以是專題進行，也可以結合其他活動進行。

 

 a）內部審核。在進行內部審核時，把外包過程的過程實施情況，作為一項主要內容進行審核，評價外包過程績效和有效性； 

 

b）管理評審。把外包過程控制的有效性及外包產品和服務的符合性，作為“過程績效以及產品和服務的合格情況”輸入管理評審，并評價外包過程實施、監督、控制的有效性，提出外包過程需進一步改進的事項，不斷提高外包過程管理的有效性； 

 

c）定期評價。結合定期對合格外包名錄進行評價和選擇工作，對外包過程進行評價，評價外包方資質變動情況，產品和服務的符合情況、交付及時性和評價期間內外包過程發生的其他事宜及溝通情況； 

 

d）專題評價。外包過程多的組織可以進行專題評價，評價外包產品和服務的符合性、外包過程控制的有效性、外包過程監督的有效性等，找出外包過程存在的不符合、提出應對措施，提高外包過程控制的有效性； 

 

e）不合格輸出控制。當確認不合格是外包方的原因所致時，組織應要求外包方采取糾正和糾正措施，并評價措施的有效性。

 

4.4 其他

 

 a）需確認過程。若外包過程輸出結果不能由后續的監視或測量加以驗證，組織應將該過程識別為需確認過程，并按照 8.5.1 條的要求，對該過程的確認方式在合同中做出明確安排，并予以實施；

 

b）關鍵過程。對于裝備及配套產品如外包過程涉及關鍵過程，組織除按 8.5.1 條控制要求外，還應按照 GJB 9001C-2017 中 8.5.7 條，要求外包方識別關鍵過程，編制關鍵過程明細表，實施關鍵過程控制； 

 

c）軍民協同。按照“小核心、大協作”原則，確定“核心圈、主體圈、協作圈”外包業務發展目標，按外包業務圈的不同級別分別形成與之相適應的外包管控方式； 

 

d）特殊情況。若外包方因自主知識產權或保密等理由拒絕提供相關評審、評價及確認等相關成文信息，但又無法找到該過程替代的外包方時，可作為特例，組織可提供相關合同、控制文件及實施控制的證據與能證明產品和服務滿足要求的證據，如外包過程監督和測量的證據、外包產品和服務驗收合格證等。

 

5、結束語

 

外包過程是組織業務過程的重要組成，會對組織最終產品和服務符合性產生影響，并且過程外包并不能免除組織滿足顧客和法律法規要求所應承擔的責任，所以不能任意刪減；同時還應正確識別外包過程，確保對其實施有效控制。外包過程和采購過程雖有很大程度共性，但不能簡單等同。外包過程控制可以借鑒采購過程的控制方法，但是外包過程控制的重點是過程質量，只有對過程實施了有效控制，使過程的輸出能夠穩定的滿足規定要求，才能真正實現對外包過程控制的目的。

 

作者簡介

黃海鷗，工程碩士，研究員級高級工程師，CCAA注冊QMS/EMS/OHSMS審核員，中國民用航空局（CAAC）授權適航委任制造檢查代表（DMIR），研究方向：質量管理、檢驗技術和適航管理；工作單位：中航西安飛機工業集團股份有限公司。